Standardsoftware ist richtig, wenn Euer Ablauf Standard ist und das Programm zu 90 Prozent passt. Individualsoftware lohnt sich, wenn Euer Ablauf Euer Vorteil ist, mehrere Leute täglich damit arbeiten und Daten heute zwischen Tools wandern. Oft ist die beste Lösung beides: Standard für Buchhaltung und Mail, eigene Software für den Kern Eures Betriebs.
Die Begriffe in zwei Sätzen
Standardsoftware ist ein fertiges Programm für viele Firmen: ein CRM, ein Projekt-Tool, eine Buchhaltung. Ihr mietet es meist pro Person und Monat und passt Euren Ablauf an das Programm an.
Individualsoftware wird für Eure Firma gebaut. Das Programm passt sich an Euren Ablauf an, und es gehört Euch.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
- Euer Ablauf ist Standard, so wie bei vielen anderen Firmen auch. Buchhaltung, Mail und Kalender gehören fast immer dazu.
- Das Programm passt zu 90 Prozent, ohne Umwege.
- Nur wenige Leute arbeiten damit, die Abo-Kosten bleiben klein.
- Ihr braucht die Lösung morgen, nicht in drei Wochen.
Dann nehmt das fertige Programm. Eigene Software wäre hier Geld für etwas, das es schon gibt. Das sagen wir auch im Befund, wenn es so ist.
Wann sich Individualsoftware lohnt
- Euer Ablauf ist Euer Vorteil. Ihr arbeitet anders als die Konkurrenz und wollt das nicht in ein Standard-Tool pressen.
- Fünf Tools, die nicht miteinander reden. Leads hier, Termine dort, Zahlen woanders, und eine Excel-Liste hält alles zusammen.
- Das Programm passt nur zu 70 Prozent. Der Rest läuft über Zettel, Umwege und Abo-Gebühren für Funktionen, die keiner braucht.
- Viele Leute arbeiten täglich damit. Dann wachsen Abo-Kosten mit jeder neuen Person.
- Eure Kunden sollen mitarbeiten, etwa über ein Portal mit Freigaben.
Die Kosten über drei Jahre
Abo-Preise wirken klein, weil sie pro Person und Monat dastehen. Die ehrliche Rechnung ist Preis mal Personen mal Tools mal Monate.
Die Zahl allein entscheidet aber nicht. Wichtiger ist, wie viel Zeit heute in doppelter Eingabe, Suchen und Abstimmen verloren geht. Die steht in keiner Rechnung und ist oft der größte Posten.
Der Mittelweg: beides, gut verbunden
Die meisten Firmen brauchen keine Software, die alles ersetzt. Sie brauchen ein System für den Kern ihres Betriebs, das sich mit dem verbindet, was schon gut läuft. Die Buchhaltung bleibt, der Kalender bleibt, der Shop bleibt. Eure eigene Software holt sich die Daten über Schnittstellen und zeigt alles an einem Ort.
So haben wir es auch bei SITE EFFECT gebaut: RAUMRISS FX ersetzt nicht Shopify oder Meta, sondern holt die Zahlen von dort und zeigt sie je Kunde auf einer Seite.
Wie das für Euch aussehen könnte und was es kostet, zeigt der Software-Kosten-Rechner. Den genauen Rechenweg für Abo-Tools findet Ihr im Artikel Eigene Software oder fünf Abos?
Fragen dazu
Was ist Individualsoftware?
Software, die für die Abläufe einer bestimmten Firma gebaut wird. Im Gegensatz zu Standardsoftware, die für viele Firmen gleichzeitig gedacht ist und im Abo gemietet wird.
Ist Individualsoftware nicht viel teurer?
Am Anfang ja, über die Jahre oft nicht. Abo-Software kostet pro Person und Monat, jedes Jahr wieder. Bei RAUMRISS beginnt eigene Software bei 2.900 € netto, ein System für den ganzen Betrieb kostet 7.900–14.000 €.
Was ist, wenn der Entwickler nicht mehr verfügbar ist?
Darum sollten Code und Daten Euch gehören, in Euren eigenen Konten. Dann kann jemand anderes weiterbauen. Bei RAUMRISS ist das beim Kauf immer so.
Kann man Standardsoftware und eigene Software kombinieren?
Ja, und das ist oft der beste Weg. Eure eigene Software holt sich Daten aus Buchhaltung, Kalender oder Shop über Schnittstellen, statt sie zu ersetzen.
Was soll Euer Werkzeug können?