Ein KI-Assistent im Posteingang liest neue Mails, erkennt Anfragen, Rechnungen und Termine, sortiert nach Dringlichkeit und schreibt Antwortentwürfe. Abschicken tut er nichts allein, ein Mensch gibt frei. Gebaut wird er bei RAUMRISS ab 2.900 € netto, die laufenden Kosten für das KI-Modell zahlt Ihr pro Nutzung direkt beim Anbieter.
Das Problem: der Posteingang als Aufgabenliste
In vielen Firmen ist das Postfach die eigentliche Aufgabenliste. Anfragen, Rechnungen, Terminwünsche, Rückfragen von Kunden, Newsletter, alles in einem Strom. Wer den Überblick hat, ist die Person, die das Postfach am besten kennt. Ist sie im Urlaub, bleibt etwas liegen.
Was ein KI-Assistent im Postfach macht
- Lesen und erkennen. Ist das eine neue Anfrage, eine Rechnung, ein Terminwunsch, eine Beschwerde oder Werbung?
- Sortieren. Nach Dringlichkeit und Zuständigkeit. Was heute beantwortet werden muss, steht oben.
- Zusammenfassen. Lange Verläufe in drei Sätzen: worum geht es, was will der Kunde, was ist offen.
- Vorbereiten. Ein Antwortentwurf im Ton Eurer Firma, ein Angebotsentwurf aus einer Anfrage, ein Termin im Kalender, eine Rechnung im richtigen Ordner.
- Übergeben. Ihr seht die Vorschläge in einer Liste und gebt frei, ändert oder verwerft.
Was er nicht darf
Ein gut gebauter Assistent entscheidet nichts allein, was nach außen geht. Er schickt keine Mails ab, sagt keine Termine zu und bezahlt keine Rechnungen. Das ist keine technische Grenze, sondern eine bewusste Regel. Sie macht den Assistenten erst brauchbar, weil Ihr ihm dann auch die Mails geben könnt, bei denen es um etwas geht.
So arbeiten wir auch selbst. In RAUMRISS OS landet alles, was Agenten vorbereitet haben, unter „Wartet auf Dich“. Der Assistent AVE schlägt vor, freigeben oder verwerfen ist ein Klick. AVE entscheidet nichts allein.
Datenschutz
- Nur die Postfächer, die Ihr freigebt, mit den Rechten, die der Assistent braucht.
- Ein KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training auf Euren Daten.
- So wenig personenbezogene Daten wie möglich im Prompt. Was hinausgeht, legen wir gemeinsam fest.
- Eure Software und Datenbank liegen in der EU.
Was es kostet
Der Bau eines KI-Assistenten beginnt bei RAUMRISS bei 2.900 € netto, als Teil eines größeren Systems entsprechend mehr. Die laufenden Kosten für das KI-Modell werden pro Nutzung abgerechnet, über ein Konto auf Euren Namen. So seht Ihr jeden Cent, und es gibt keinen Aufschlag von uns.
Mehr zum Thema im Artikel KI-Tool entwickeln lassen. Was der Assistent zusammen mit anderen Bausteinen kostet, zeigt der Software-Kosten-Rechner.
Fragen dazu
Liest die KI alle unsere Mails?
Nur die, die Ihr festlegt, zum Beispiel ein gemeinsames Postfach wie info@ oder anfrage@. Private Postfächer bleiben außen vor. Was an das KI-Modell geht, legen wir gemeinsam fest.
Schickt die KI Antworten selbst ab?
Nein. Sie bereitet Entwürfe vor, ein Mensch liest und schickt ab. Diese Regel gilt bei uns für alles, was nach außen geht.
Was kostet ein KI-Assistent für das Postfach?
Der Bau beginnt bei RAUMRISS bei 2.900 € netto. Dazu kommen die Kosten für das KI-Modell, abgerechnet pro Nutzung über ein Konto auf Euren Namen.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. Beide haben Schnittstellen, über die ein Assistent Mails lesen und Entwürfe anlegen kann, wenn Ihr das erlaubt.
Was soll Euer Werkzeug können?