Excel ist ein gutes Werkzeug zum Rechnen und ein schlechtes Betriebssystem. Wenn mehrere Leute gleichzeitig damit arbeiten, Daten doppelt gepflegt werden oder nur eine Person die Liste versteht, ist es Zeit für ein eigenes System.
Fünf Zeichen, dass es Zeit ist
- Es gibt „die richtige Version“. Und alle fragen, wo sie liegt.
- Nur eine Person versteht die Liste. Wenn sie im Urlaub ist, steht etwas still.
- Daten werden doppelt gepflegt. Aus der Mail in die Liste, aus der Liste ins Angebot, aus dem Angebot in die Buchhaltung.
- Niemand sieht auf einen Blick, wo es hakt. Was ist überfällig, wer wartet auf wen, welcher Kunde ist heiß?
- Die Liste ist langsam geworden. Viele Reiter, viele Formeln, und jede Änderung ist ein Risiko.
So löst Ihr sie ab, Schritt für Schritt
- Den teuersten Ablauf zuerst. Meist sind das Anfragen, Aufträge oder Termine.
- Die Daten übernehmen. Was in der Liste steht, kommt ins neue System. Niemand tippt neu ab.
- Mit dem Team testen. Die erste Version wird im Alltag benutzt, nicht in einer Präsentation gezeigt.
- Dann wachsen. Weitere Teile kommen dazu, wenn der erste sitzt. Die Liste darf so lange weiterlaufen.
So haben wir es auch bei SITE EFFECT gemacht: Erst Anfragen und Termine, dann Kunden, Freigaben und Zahlen. Heute arbeitet das ganze Team in einem System, im Browser und als Mac-App.
Fragen dazu
Muss man alles auf einmal umstellen?
Nein. Am besten fangt Ihr mit dem Teil an, der am meisten Zeit kostet, etwa Anfragen oder Aufträge. Der Rest kommt danach, und die Excel-Liste läuft bis dahin weiter.
Was passiert mit den alten Daten?
Die Daten aus der Liste werden in das neue System übernommen. Ihr fangt nicht bei null an.
Wie lange dauert so ein Umstieg?
Eine erste Version, mit der Euer Team arbeiten kann, steht meist in wenigen Wochen. Danach wächst das System mit Euren Abläufen.
Was soll Euer Werkzeug können?