Ein CRM für Agenturen muss mehr können als Kontakte und Deals: Leads mit Temperatur und nächstem Schritt, dazu die laufenden Kunden mit Zahlen, Freigaben und Aufgaben. Standard-CRMs decken meist nur den Vertrieb ab, der Rest liegt in anderen Tools. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Akquise und Kundenarbeit in einem Ort zusammenkommen sollen. Bei RAUMRISS beginnt so ein System bei 7.900 € netto.
Warum Agenturen ein anderes CRM brauchen
Die meisten CRMs sind für Vertriebsteams gebaut: Kontakt anlegen, Deal durch die Pipeline schieben, Abschluss. Für eine Agentur fängt die Arbeit nach dem Abschluss aber erst an. Der Kunde braucht Kampagnen, Freigaben, Berichte, Termine. Und das Team will wissen, wie es dem Kunden geht, nicht nur, ob er unterschrieben hat.
Deshalb sieht der Alltag in vielen Agenturen so aus: Leads im CRM, Aufgaben im Projekt-Tool, Zahlen im Werbekonto und im Shop, Freigaben per Mail, Absprachen im Chat. Wer wissen will, wo ein Kunde steht, öffnet fünf Fenster.
Was ein Agentur-CRM können muss
- Leads mit Temperatur. Kalt, warm, heiß. Und für jeden Kontakt: Wer kümmert sich, was war bisher, was ist der nächste Schritt.
- Alle Eingänge an einem Ort. Selbst angerufen, angeschrieben oder über die Website eingetragen. Nichts landet nur im Postfach einer Person.
- „Heute dran“. Eine Liste, die morgens sagt, wen Ihr anrufen oder nachfassen müsst.
- Kunden mit Zahlen. Für laufende Kunden die Werte, an denen Ihr gemessen werdet, etwa Umsatz, Werbekosten oder Deckungsbeitrag.
- Freigaben. Entwürfe gehen an den Kunden, er gibt frei oder lehnt mit Begründung ab. Kein Mail-Pingpong.
- Rollen. Inhaber, Team und Kunde sehen jeweils nur, was sie sehen sollen.
Standard-CRM oder eigenes System?
| Standard-CRM im Abo | Eigenes Agentur-System | |
|---|---|---|
| Vertrieb und Leads | sehr gut | so, wie Ihr verkauft |
| Laufende Kunden | meist über Zusatz-Tools | im selben System |
| Zahlen aus Shop und Werbung | Integrationen, oft kostenpflichtig | direkt angebunden |
| Kosten | pro Person und Monat, jedes Jahr | einmal oder als feste Miete |
| Gehört Euch | nein | ja, Code und Daten |
Ein Standard-CRM ist die richtige Wahl, wenn Ihr vor allem Vertrieb organisieren wollt und Euer Ablauf dem der meisten anderen ähnelt. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihr Akquise und Kundenarbeit zusammenbringen wollt und schon heute Daten zwischen Tools hin und her schiebt.
Das Beispiel: RAUMRISS FX bei SITE EFFECT
SITE EFFECT ist die Agentur, die Max Heckelmann mitgegründet hat. Sie betreut Shopify-Marken. Für sie haben wir RAUMRISS FX gebaut, ein System, in dem das Team jeden Tag arbeitet:
- Akquise und Leads mit Funnels, Temperatur von kalt bis heiß und Phase bis Kunde.
- Kunden-Cockpit mit Umsatz, Deckungsbeitrag, Bestellungen, Kampagnen, Freigaben und Berichten je Kunde.
- Lagezentrum, das zeigt, wer da ist, was wartet und was brennt.
- Anbindungen an Shopify, Meta Ads, Klaviyo und AdCell, je Kunde einzeln.
- Drei Sichten für Inhaber, Team und Kunde, mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Im Browser und als Mac-App.
Ihr könnt Euch die echte Oberfläche mit Beispieldaten auf der FX-Seite ansehen. Für andere Agenturen bauen wir FX nicht neu, sondern passen es an. Das spart Zeit und Geld.
So kommt Ihr zu Eurem System
- Erstgespräch, 20 Minuten. Ihr erzählt, wo es hakt.
- Befund, zwei Wochen. Für Agenturen mit mehreren Abläufen 1.900 €, wird angerechnet. Ihr bekommt einen klickbaren Prototyp und den Festpreis schriftlich.
- Bau in Etappen. Erst der Teil, der am meisten Zeit kostet, meist Leads oder das Kunden-Cockpit.
Was das für Eure Größe ungefähr kostet, seht Ihr im Software-Kosten-Rechner. Mehr zum Vorgehen im Studio für Agenturen.
Fragen dazu
Reicht für eine kleine Agentur nicht ein Standard-CRM?
Für den reinen Vertrieb oft ja. Sobald Ihr aber laufende Kunden mit Zahlen, Freigaben und Aufgaben im selben System sehen wollt, braucht Ihr meist drei bis fünf weitere Tools daneben. Dann lohnt sich ein Blick auf ein eigenes System.
Was kostet ein eigenes CRM für eine Agentur?
Bei RAUMRISS kostet ein System für den ganzen Betrieb 7.900–14.000 € netto, große Systeme mit Kundenportal ab 15.000 €. Mieten geht ab 1.500 € Einrichtung und ab 390 € im Monat. Den Festpreis gibt es nach dem Befund.
Können wir RAUMRISS FX für unsere Agentur nutzen?
FX ist das System, das wir für SITE EFFECT gebaut haben. Für andere Agenturen passen wir es an, statt bei null anzufangen. Eine Demo könnt Ihr über das Studio anfragen.
Was passiert mit unseren Daten aus dem alten CRM?
Kontakte, Firmen und Verläufe werden übernommen. Ihr fangt nicht bei null an, und das alte Tool kann laufen, bis das neue sitzt.
Was soll Euer Werkzeug können?